Один из способ, применяемых организациями для повышения эффективности совместной работы своих сотрудников — учреждение внутренних веб-узлов, более ихвестных как узлы интрасети.

Узел интранета образует интерактивное пространство, в котором ваши сотрудники — или проектная группа — могут совместно работать над документами или получить доступ к временным графикам проекта, расписаниям отпусков и другим материалам, предназначенным для совместного использования. Навигация по узлу интрасети ничем не отличается от навигации по обычному веб-узлу и осуществляется с помощью Internet Explorer или другого обозревателя.

А если нужно организовать подобным образом отношения с ключевыми клиентами и партнерами по бизнесу? Тогда вам понадобится узел экстрасети.

Можно представить узел экстрасети в виде узла интрасети, открытого избранным пользователям извне. Вы сами создаете и поддерживаете узел, но позволяете своим сотрудникам, а также важным клиентам, покупателям или партнерам просматривать информацию, которую он содержит, и взаимодействовать с ней. В целях обеспечения безопасности, доступ к узлу требует ввода действующих имени пользователя и пароля. Кроме того, можно ограничить доступ к отдельным файлам и разделам узла.

Как узлы экстрасети используются в бизнесе

Крупные компании пользуются экстрасетями уже много лет. В автомобильной индустрии узлы экстрасети широко применяются для оптимизации процесса заказа и оповещении поставщиков об изменениях в комплектации и конструкции. Поставщики, в свою очередь, обращаются на эти узлы за предложениями, сдачей заявок на участие в тендерах, передают через них документацию и даже получают плату за заказ.

Но не обязательно выпускать автомобили, чтобы владеть экстрасетью. У мелких предприятий тоже есть клиенты, поставщики и партнеры. И уже нет ничего необычного в том, что мелкие предприятия используют узлы экстрасети, объединяясь с другими небольшими компаниями для совместной реализации проектов. Ниже приведены другие примеры того, какие еще преимущества предоставляет использование узлов экстрасети, помимо возможностей для совместной работы.:

• Обеспечить совместный доступ к документации по продукту. Если вы являетесь производителем, таким образом можно обеспечить доступ к пользовательской документации и техническим спецификациям, занимающим порой тысячи страниц в бумажном формате.
• Обеспечить доступ к электронным каталогам. Поставщики и оптовики могут предложить производителю последнюю версию каталога товаров для оптимизации процесса закупки. Здесь также можно предложить клиентам скидки и разместить информацию о товарах, на которые она предоставлена.
• Осуществлять управление проектом. Экстрасеть может играть роль системы управления проектом, с помощью которой задается верное направление для субподрядчиков. Подобные системы позволяют корпоративным командам осуществлять надзор над деятельностью внешних производителей, которые могут сообщать с помощью экстрасети о своих достижениях.
• Предоставить средства обслуживания клиентов. Благодаря экстрасети ваши клиенты могут входить в систему и просматривать настраиваемую информацию о счете, отслеживать выполнение заказов и общаться с сотрудниками отделов продаж и обслуживания.
• Предложить интерактивное обучение. Фирмы, занимающиеся интерактивным обучением, могут предоставлять своим клиентам курсы и материалы к ним с помощью экстрасетей.
• Управлять цепочкой поставок. Экстрасети помогут в том, чтобы данные о складских запасах были всегда самыми последними и точными.
• Проводить торговые показы. Экстрасети позволяют торговым представителям осуществлять торговые показы независимо от местонахождения клиента и не ограничивая себя рамками графиков проведения презентаций и смет на командировки.
• Просматривать работу, выполненную веб-дизайнером. Веб-дизайнеры могут использовать экстрасети для демонстрации проектов заказчикам в предварительном режиме, что делает процесс разработки сайтов более эффективным.

Экстрасети: основные понятия

Ниже описано, что собой представляет узел экстрасети и для чего он нужен:

• Узел экстрасети — это корпоративный веб-узел, который создается для возможности совместной работы компании с партнерами.
• Пользователи подключаются к узлу так же, как в Интернете — посредством обозревателя.
• Экстрасети поддерживают те же типы содержимого, что и обычные веб-узлы, в том числе текстовые документы, рисунки, аудио- и видеофрагменты, а также доски объявлений.
• Экстрасети можно персонализировать для каждого клиента, обладающего правом доступа.
• Клиентам или партнерам можно предоставить право доступа к определенным разделам экстрасети или, наоборот, ограничить его.
• Существует возможность установки антивирусной защиты и блокировки некоторых типов файлов в экстрасети, что поможет защитить сеть вашей организации.
• Защита экстрасети паролем является необходимым условием обеспечения безопасности и гарантией того, что доступ к вашему узлу будут иметь только лица и организации, получившие ваше разрешение.

Преимущества узла экстрасети

Узел экстрасети может помочь сэкономить деньги, ускорить разработку, улучшить отношения с клиентами и поддержать их лояльность вашей компании — особенно на рынке «бизнес-бизнес». Ниже описано, как этого добиться:

• Экономия достигается путем снижения бумажного документооборота, уменьшения расходов на международные и междугородные звонки, почтовые услуги, тиражирование документов, а также командировочные расходы.
• Рост производительности является следствием автоматизации процессов, которые прежде осуществлялись вручную, а также лучшей сохранности критически важных документов, которые прежде могли потеряться при пересылке или остаться похороненными в ящике электронной почты.
• Быстрее осуществляется доставка или обмен товара, благодаря тому, что на узле экстрасети можно разместить информацию любого типа и мгновенно получить доступ к ней. Кроме того, эту информацию можно быстро заменить, отредактировать или обновить.
• Благодаря тому, что узел доступен в любое время суток, партнеры, клиенты и заказчики могут работать в наиболее удобное для них время и из любой точки, за счет чего устраняется необходимость в планировании встреч и телефонных звонков.
• Улучшаются отношения с клиентами, так как интерактивное взаимодействие помогает персонализировать и расширить их.
• Клиенты получают возможность установить с вами обратную связь и сделать свой вклад в процесс разработки. Это позволит им почувствовать, что вы учитываете их потребности и цените их точку зрения.

Что нужно учесть перед тем, как строить собственную экстрасеть

Перед организацией экстрасети необходимо предварительно провести планирование.Примите во внимание следующие моменты:

• Какова ваша цель? Определите, чего вы намерены добиться с помощью экстрасети и как с ней будут работать клиенты или партнеры. Подключите своих сотрудников. Убедитесь, что они понимают, насколько экстрасеть может изменить образ их работы с клиентами.
• Безопасность крайне важна. Воспользуйтесь функциями проверки подлинности и шифрования, чтобы обеспечить условия, при которых из экстрасети не может произойти утечки конфиденциальной информации. Однако и клиенты, и сотрудники не должны испытывать неудобств, пользуясь средствами безопасности экстрасети.
• Какой тип предпочесть? Экстрасеть может быть размещена в вашей или сторонней организации, функционировать как часть вашего веб-узла или отдельно от него. С помощью службы Windows SharePoint, являющейся компонентом Windows Small Business Server 2003, можно создать как интра-, так и экстрасеть. В Windows SharePoint Services включены несколько заранее настроенных узлов интрасети, которые можно установить в качестве узлов экстрасети.
• Опробуйте свою экстрасеть. Проверьте (с привлечением клиентов), удобно ли пользоваться экстрасетью, перед тем, как приступать к работе с ней в полном объеме.

www.microsoft.com/rus